Opération documentaire pour les entrepreneurs – commentaire pratique d'un expert

Les informations réunies dans le cadre de l’étude « Connaissances financières des entrepreneurs » dressent un tableau qui corrobore mon expérience. La plupart des entrepreneurs interrogés indiquent connaître les instruments de l’encaissement et de l’accréditif documentaire, bien qu’ils ne soient qu’environ 15 % à en avoir fait usage au cours des 12 derniers mois. La question qui se pose alors est évidemment la suivante : pourquoi ?

D’après mon expérience acquise en près de 20 ans avec différents clients dans le domaine du commerce extérieur, c’est notamment l’appréciation exagérée des propres connaissances concernant les instruments correspondants dans les opérations documentaires qu’il convient de relativiser.

La connaissance du mode de fonctionnement d’un encaissement documentaire ou d’un accréditif est souvent superficielle et les obstacles qui sont donc à franchir pour envisager des solutions correspondantes sont donc d’autant plus élevés.

Compte tenu des parties impliquées et des nombreuses formalités internationales, la complexité de l’opération peut d’abord être dissuasive. En même temps, de nombreuses entreprises actives au plan international sous-estiment l’utilité des opérations documentaires. Nombreux sont les exportateurs et importateurs à avoir fait des expériences négatives répétées, que ce soit parce que le paiement n’a pas été effectué en temps utile, complètement, voire pas du tout ou parce que la marchandise n’a pas été livrée dans les quantités ou dans la qualité supposées. Des crédits d’engagement spécialisés et des garanties permettent de limiter ces problèmes.

Voici deux exemples pratiques :

Exemple succinct d’utilisation d’un accréditif dans le cadre des exportations :

Notre client est actif dans la fabrication de machines et les exporte notamment en Chine. Le paiement de la livraison est garanti à l’aide d’un accréditif. Le vendeur a donc la certitude de recevoir le paiement de la banque de l’importateur après la livraison de la marchandise et contre présentation des documents correspondants (globalement réglés dans l’accréditif). S’il s’agit uniquement de garantir une partie de la valeur de la marchandise à l’aide de cet accréditif ou de verser un acompte avant la fabrication de la marchandise, une garantie bancaire permet de compléter la couverture de la livraison de la marchandise (garantie pour acomptes). La même possibilité existe s’il s’agit de couvrir le fonctionnement et une période de garantie (garantie pour défauts)

Exemple succinct d’utilisation d’un encaissement documentaire dans le cadre des exportations :

Notre client vend différents produits finis à des clients tiers. Il achète ces produits auprès de différentes sociétés dans différents pays et commande généralement de petites quantités. Il a été convenu entre l’acheteur (notre client) et les différents vendeurs que ces transactions seraient couvertes par un encaissement documentaire. Les parties se mettent d’accord sur les documents à présenter dans le cadre de l’encaissement documentaire. Notre client ne reçoit les documents présentés dans le cadre de l’encaissement documentaire qu’une fois qu’il nous autorise à payer la marchandise. Les documents lui permettront de réceptionner la marchandise. Parallèlement, nous déclencherons le paiement de la marchandise au vendeur.

Mes conseils concrets aux entrepreneurs :

• Les entrepreneurs qui exportent ou importent régulièrement des marchandises et qui dépassent un volume annuel de CHF 500 000 à cette occasion devraient se renseigner en détail sur les possibilités de couverture réalisables dans les opérations documentaires. L’effort sera payant dans bien des cas.

• La charge administrative diminue lorsque les parties impliquées restent les mêmes. Les entrepreneurs peuvent ainsi couvrir leurs transactions à relativement peu de frais (?) et profiter d’un service plus rapide du partenaire bancaire.

• « Know your Customer ». Même si un entrepreneur se couvre à l’aide de transactions documentaires, il est indispensable qu’il se renseigne sur ses cocontractants.
• Il est avantageux pour toutes les parties qu’une entreprise réfléchisse préalablement aux produits des opérations documentaires et ne s’adresse qu’ensuite à sa banque. La banque peut alors apporter une réponse ciblée aux questions et soumettre rapidement des propositions de solution concrètes.